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岗位分析之工作要素分析法

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岗位分析之工作要素分析法
美国人事管理事务处的E.S.普里默夫(E.S.Primoff)遵循德国心理学家冯特(Wilhelm Wundt)提出的“在没有对最简单的东西熟悉之前不可能了解其复杂现象”的基本原则,提出了以工作要素为基础的工作分析方法。
工作要素法(Job Element Method,简称JEM)是一种从工作本身出发,研究组成该工作的各种要素并对成功完成该工作所必须具有的人员特征进行分析的工作分析系统。
JEM是一种典型的开放式的人员导向性工作分析系统,一般由专家级别的岗位任职者或者由任职者的上级组成主题专家小组对工作有显著影响作用的个性化要素进行筛选、确定、描述,界定其含义并进行评估。JEM的主要研究目的是确定对成功完成特定领域工作有显著作用的行为以及此行为的特征。JEM试图识别成功任职者所展现的行为特征,这些特征构成了工作要素,一旦被识别出来,这些要素将被应用在招聘与甄选的测试中。JEM研究的对象不是某一个岗位而是具有某一相似特征的工作。
JEM涉及的要素非常广泛,但只有对完成岗位工作有重要影响作用和价值的要素才能被列为需要分析的要素,这些要素不应包含任何与具体工作相关的任何信息。JEM常见的要素有以下几个。
  1. 知识。例如:专业知识的掌握程度、层次和水平;产品知识;外语水平;财务知识;人力资源管理知识以及知识面的宽窄等。
  2. 技术。例如:计算机操作技术;汽车驾驶与维修技术;特种车辆驾驶技术;医疗设备操作与使用技术等。
  3. 能力。例如:数学运算能力;口头表达能力;写作能力;逻辑思维能力;团队组织与管理能力;沟通协调能力;适应能力;判断能力;目标控制能力;社交能力;时间管理能力;观察力;理解能力以及领导能力等。
  4. 工作习惯。例如:工作热情和主动性;工作计划性;超负荷工作意愿;敬业精神以及团队协作性等。
  5. 个性特征。例如:自信;自律;独立;内向与外向;敏感;坚持以及直率等。
由于JEM涉及的要素具有广泛性,在选择要素时应遵循以下原则:
  1. 必要性。必要性是指工作要素是否是任职者必须具备的。
  2. 代表性。代表性是指工作要素是否能够区分出优秀员工,是优秀员工必须具备的。
  3. 缺失性。缺失性是指工作要素是否是落后员工所缺乏的但却是必须具备的。
一、JEM的实施步骤
JEM的实施步骤包括:收集工作要素,整理工作要素,提炼工作要素表和划分工作要素分析维度。
  1. 收集工作要素
收集工作要素的任务由主题专家小组完成,主题专家小组采用头脑风暴法对岗位工作涉及的要素逐一列举,对有显著影响作用的要素进行反复推敲,确保各项要素收集的全面和准确。常见的工作要素如表所示。
 
常见工作要素
常见工作要素 专业知识、专业技术、应对困难和挫折的能力、变化适应能力、快速思维能力、健康的体魄、团队合作性、毅力、自信、责任感、职业道德、学习能力、多方面考虑问题的能力、区分主要与次要、自律、心理控制能力、沟通能力、同时处理多个问题的能力、注重工作细节、心理调节能力、突出的智力、特定的工作习惯、熟练的知识和技能、协调能力、应付高压力工作的能力、自尊、手工操作能力、身体素质、记忆能力、孤独排遣能力、平抑不满能力、主动性、勇气、 激励、组织能力、理论转化能力、抽象能力、逻辑思维能力、成就动机高、信息接受能力、想象力、决策能力、亲和力、创造力、敏感性、体力、独立性、预先计划、内向、外向、果断、理解、创新精神、好奇、承担超负荷的工作、工作时间不规律、口头表达能力、书面表达能力、时间管理能力、外语运用、计算机运用、调查研究能力、高学历、谦虚 、冒险意识强、社交能力、推理能力、忍耐力、 鲜明的个性特征、力量、速度、耐力、灵敏度、柔韧性等
 
  1.  整理工作要素
整理工作要素主要有以下两个步骤。
  1. 分类与筛选。对收集到的所有工作要素进行分类和筛选,将相同或近似含义的工作要素归为同一类别并赋予类别名称。
  2. 界定与解释。根据每一类别所包含工作要素的内容与特点对工作要素进行界定和解释,同时获得一份工作要素的清单。
 
工作要素清单
维度 智力 心理 知识与技能 工作习惯 个性特征 身体素质
定义 有效完成工作所需智力方面的能力和天赋 有效完成工作所需心理素质和能力 有效完成工作所需后天习得的知识和技能 有效完成工作所需行为习惯或意愿 有效完成工作所需性格特点 有效完成工作所需身体条件特征
子维度 判断能力、抽象能力、记忆能力、逻辑思维能力、推理能力、信息接受能力、快速思维能力、理解能力、想象力、创造力、敏感性 应对困难和挫折的能力、心理控制能力、适应能力、忍耐力
 
书面表达能力、专业知识、专业技术、沟通能力、外语能力、组织、协调、决策、激励能力、计算机运用 承担超负荷工作的能力、职业道德、多方面考虑问题的能力、同时处理多个问题的能力 创新精神、独立性、团队合作性、自尊、毅力、成就动机、自信、主动性、责任感、好奇、冒险意识强、社交能力、亲和力、内向、外向、果断、谦虚 手工操作能力、健康的体魄、力量、速度、耐力、灵敏度、柔韧性
  1. 评价工作要素
评价工作要素是对工作要素清单中所列出的全部要素逐一进行评价的过程,这一过程也是JEM的核心步骤和关键环节。
  1. 工作要素评价。将工作要素评价表发给由5-8人组成的主题专家小组成员,针对工作要素清单罗列的各个要素进行评价。以专业技术人员为例,工作要素评价表如下表所示,此评价表为示例,由于文章篇幅关系只截取了部分工作要素。
专业技术人员工作要素评价表
专业技术人员工作要素评价表 评价人: 评价时间:
工作要素 评估区 数据处理区
B S T P IT TV TR 标注
心理控制与调节能力                
应对困难与挫折能力                
孤独排遣能力                
变化适应能力                
忍耐力                
勇气                
激励能力                
判断能力                
毅力                
外向                
职业道德                
口头表达能力                
智力                
记忆力                
逻辑思维能力                
抽象能力                
推理能力                
理解能力                
特定工作习惯                
工作时间不规律                
知识与技能                
力量                
灵敏性                
鲜明的个性特征                
时间规划能力                
 
 
表6-3是工作要素评价表的示例,填表说明书如下。
①B:表示最低评估要求,是指勉强合格的员工都需要具备的工作要素,是所有在此类岗位的员工都应该具备的最低限度素质。填表说明:“0代表几乎无人具备;1代表部分具备;2代表都具备”。
②S:表示对优秀员工的要求,是指在甄选优秀员工过程中该项工作要素的重要程度,这些要素是否能够作为区分优秀员工的重要特征。填表说明:“0代表无区分性;1代表有价值;2代表非常重要”。
③T:表示评估问题或麻烦出现的可能性,是指如果忽略此工作要素,出现问题或麻烦的可能性有多大。填表说明:“0代表无影响;1代表有一些问题或麻烦;2代表有很大的问题或麻烦”。
④P:评估工作要素在实际实施过程中的可能性,是指对于该项工作要素,在岗位出现空缺的情况下,以该工作要素作为招聘标准时能否补充空缺的岗位。填表说明:“0代表无法填补空缺岗位;1代表可填补一些空缺岗位;2代表可填补所有空缺岗位”。
⑤IT:表示此工作对任职人员的一般能力要求的大小,也可以理解为某一子维度对求职者进行区分的重要性。计算公式“IT=SP+T”。
⑥TV:表示对任职者综合能力的要求,用来判断某一工作要素对该类工作的求职者是否存在区分的价值。一方面,这项指标可以判断优秀员工与非优秀员工的区别,计算公式“TV=S-P-B”;另一方面,这项指标也可以区分某一要素在求职者测试过程中的显著性,其数值为“IT”。
⑦TR:表示工作的培训要素或培训价值,是指优秀员工所具有的,但求职者或勉强合格员工不具备或很少具备的工作要素,这些要素即便不具备也不会引起太大的问题或麻烦,但不具备这些要素很难达到优秀员工的标准。计算公式“令P’为P的倒算值,如P=2,P’=0;P=1,P’=1 ;P=0,P’=2;TR=S+S P’-T-B”。
B、S、T、P在计算时,首先将主题专家小组所有成员对某一要素的评分相加,得到该要素的评价总分,再用评价总分除以单个要素可能出现的最大值并乘以100,得到该要素的最终得分。例如:有6个专家对某一要素的评价分数分别为2,2,1,1,2,1,要素总分为9分,该要素可能得分为12分,则,该要素最终得分为9÷12×100=75分。
以上各项指标的含义和评价标准如下表所示。
 
指标评价标准
指标 判定 标注符号
B≥75,P≥75,T≥50 工作要素为最低要求要素 SC
IT≥50 甄选求职者的显著性要素 S
IT≥50, B≥75,P≥75,T≥50 要素为最低选拔要求要素 RS
TV≥100 该要素确定为一个维度,不再进一步区分与评估 E
TR≥75 该要素为培训要素 TS
 
 
(2)评价数据处理。由工作人员收回所有评价表,对评价结果全部录入计算机进行数据处理,得到所有工作要素评价的数据处理结果。工作要素评价结果如下表所示。
 
工作要素评价结果表
专业技术人员要素评价表 评价人: 评价时间:  
工作要素 评估区 数据处理区  
B S T P IT TV 标注  
心理控制与调节能力 50 92 58 67 61 98 S  
应对困难与挫折能力 50 92 58 67 58 93 S  
孤独排遣能力 83 33 33 50 22 -21    
变化适应能力 58 83 75 50 53 83 S  
忍耐力 78 83 58 82 42 67 SC  
勇气 83 50 33 50 28 0    
激励能力 92 50 17 75 31 -16    
判断能力 62 100 67 75 72 94 S  
毅力 83 67 65 76 45 68 SC  
外向 50 25 8 75 12 -35    
职业道德 45 100 90 95 59 120 E
口头表达能力 75 58 50 79 50 60 RS
智力 20 100 95 55 70 150 E
记忆力 75 60 66 75 55 50 RS
逻辑思维能力 55 90 90 55 60 84 S
抽象能力 45 90 66 51 9 95 S
推理能力 45 83 67 75 65 99 S
理解能力 70 95 90 85 80 120 E
特定工作习惯 5 100 75 60 65 142 E
工作时间不规律 50 66 35 60 62 66 S
知识与技能 32 99 105 50 66 138 E
力量 50 25 8 75 12 -35  
灵敏性 50 22 6 75 10 -40  
鲜明的个性特征 22 101 85 59 66 135 E
时间规划能力 50 83 67 50 50 85 S
 
 
4. 确定工作要素
根据各项要素的评估结果,所有标注为E的要素构成了工作分析的维度,所有标注为S或RS的要素构成了工作分析的子维度,所有标注为SC或RS的要素构成了岗位任职者的最低要求要素,所有标注为RS的要素构成了岗位求职者的甄选要素,没有标注的要素为需要剔除的要素,由此得到专业技术人员JEM的分析结果如表所示。
专业技术人员JEM结果
名称 要素
工作分析维度 职业道德 智力 理解能力 特定工作习惯 知识与技能 鲜明的个性特征
工作分析子维度 心理控制与调节能力 应对困难与挫折能力 变化适应能力 判断能力 口头表达能力 记忆力 逻辑思维能力 抽象能力 推理能力 工作时间不规律 时间规划能力
最低要求要素 忍耐力 毅力 口头表达能力 记忆力
甄选最低要求要素  口头表达能力 记忆力
剔除要素 孤独排遣能力 勇气 激励能力 外向 力量 灵敏性
 
 
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